Los candidatos con fuertes habilidades administrativas tienen una gran demanda para trabajos en prácticamente todas las industrias. Los profesionales en puestos administrativos deben ser capaces de manejar muchas piezas móviles y situaciones difíciles a la vez. Ayudan a mantener una oficina que funcione sin problemas, al tiempo que apoyan los esfuerzos de sus supervisores y de las partes interesadas. Desarrollan habilidades administrativas extraordinarias para abrirse a los aumentos y promociones.
¿Qué son las habilidades administrativas?
Las habilidades administrativas son aquellas relacionadas con la gestión de un negocio o el mantenimiento de una oficina organizada, y son necesarias para una variedad de trabajos, que van desde asistentes de oficina a secretarias y gerentes de oficina. Los empleados de casi todas las industrias y compañías necesitan fuertes habilidades administrativas.
Tipos de aptitudes administrativas
A continuación se presenta una lista de las habilidades administrativas cruciales que la mayoría de los empleadores buscan en los candidatos. También incluye sublistas de habilidades administrativas relacionadas.
Comunicación
La comunicación es una habilidad administrativa crítica. Los empleados administrativos a menudo tienen que interactuar con los empleadores, el personal y los clientes, ya sea en persona o por teléfono. Es importante que hablen claramente y en voz alta, manteniendo un tono positivo. Ser un buen comunicador también significa ser un buen oyente. Es necesario escuchar atentamente a los directivos, otros empleados y las preguntas e inquietudes de los clientes.
Las habilidades de comunicación escrita también son extremadamente importantes. La mayoría de los puestos administrativos implican mucha escritura. A menudo se pide a los empleados administrativos que escriban una variedad de documentos, incluyendo memorandos para sus empleadores, copias para el sitio web de la empresa o mensajes de correo electrónico para el personal o los clientes. Deben ser capaces de escribir con claridad, precisión y profesionalidad.
Otras tareas y habilidades de comunicación incluyen:
- Contestar los teléfonos
- Correspondencia de negocios
- Llamando a los clientes
- Relaciones con los clientes
- Comunicación
- Correspondencia
- Servicio de atención al cliente
- Dirigir a los clientes
- Editando
- Correo electrónico
- Archivando
- Saludo a los clientes
- Saludo a los empleados
- Saludo a los visitantes
- Interpersonal
- Escuchando
- Comunicación oral
- Presentación
- Relaciones públicas
- Hablar en público
- Recepcionista
- Estenografía
- Trabajo en equipo
- Escribiendo
- Comunicación escrita
Tecnología
Los empleados administrativos tienen que operar una variedad de herramientas tecnológicas, desde el Microsoft Office Suite hasta WordPress y programas de programación en línea. También tienen que usar, y a menudo mantener, el equipo de oficina, como faxes, escáneres e impresoras.
Aquí hay una lista de otros conocimientos o habilidades tecnológicas requeridas para los empleados administrativos:
- Computadora
- Edición de escritorio
- Gestión de documentos
- Envíe un fax a
- Internet
- Mantenimiento de los registros de la oficina
- Microsoft Office
- Equipo de oficina
- Pedidos de material de oficina
- Procesamiento de la orden
- Outlook
- QuickBooks
- Mantenimiento de registros
- Investigación
- Dirigir las máquinas de oficina
- Software
- Hojas de cálculo
- Tiempo y facturación
- Transcripción
- Escribiendo
- Escribiendo desde el dictado
- Preparación de la videoconferencia
- Correo de voz
- Procesamiento de textos
Organización
Los trabajos administrativos de todo tipo requieren fuertes habilidades de organización para hacer malabares con muchas tareas. El personal de apoyo administrativo tiene que manejar varios calendarios, programar citas y mantener la oficina de manera eficiente.
Aquí están las habilidades de organización necesarias para los trabajos administrativos:
- Precisión
- Fijación de la cita
- Atención a los detalles
- Facturación
- Contabilidad
- Calendario y registro de datos
- Clerical
- Eficiencia
- Archivando
- Inventario
- Familiaridad legal
- Multi-Tarea
- Administración de la oficina
- Gestión de la oficina
- Clasificar y entregar el correo
- Gestión del tiempo
- Arreglos de viaje
Planificación
Otra habilidad administrativa importante es ser capaz de planificar y programar las cosas con antelación. Esto puede significar manejar las citas de alguien, crear un plan para cuando los empleados estén enfermos, o desarrollar sistemas de procedimientos de oficina. Un administrador necesita ser capaz de planificar con antelación y prepararse para cualquier problema potencial de la oficina.
A continuación se presentan otras habilidades de planificación que requieren los trabajos administrativos:
- Analítica
- Comunicando
- Evaluando
- Coordinación de eventos
- Fijación de objetivos…
- Medidas de aplicación
- Hacer citas
- Planificación de la reunión
- Acciones de vigilancia
- Organizado
- Predicción
- Priorizar
Solución de problemas
La capacidad de resolución de problemas y el pensamiento crítico son importantes para cualquier puesto administrativo. Los administradores son a menudo la persona a la que el personal y los clientes acuden en busca de ayuda con preguntas o problemas. Deben ser capaces de escuchar una variedad de problemas y resolverlos usando el pensamiento crítico.
Aquí están las habilidades de resolución de problemas y de pensamiento crítico necesarias:
- Asertivo
- Relaciones con los clientes
- Colaboración
- Pensamiento Crítico
- La toma de decisiones
- Relaciones con los empleados
- Orientado a la meta
- Implementando
- Resolución de problemas
- Mediación
- Coordinación de la oficina
- Investigación
- Supervisando
- Equipo de trabajo
- Entrenamiento
- Solución de problemas
Más habilidades administrativas
Aquí hay habilidades administrativas adicionales para currículums, cartas de presentación, solicitudes de empleo y entrevistas. Las habilidades requeridas variarán según el trabajo para el que se solicite, así que también revise nuestra lista de habilidades enumeradas por trabajo y tipo de habilidad.
- Dinámica
- Manejo de equipo
- Archivando
- Flexibilidad
- Mantén el foco
- Organizacional
- Paciente
- Agradable
- Profesionalidad
- Recursos
- Auto-motivación
- Planificación estratégica
- Tome la iniciativa
- Comunicación escrita